Perlakuan Integrasi Accurate Online ke Moka POS

Perlakuan Integrasi Accurate Online ke Moka POS

Sebelum menggabungkan Accurate Online dengan Moka Pos, ada sejumlah hal yang harus diperhatikan, yaitu :

1. Pemakaian Fitur “Impor Moka Pos” akan dikenakan biaya bulanan sebesar Rp 30.000,- yang akan ditagih melalui billing ACCURATE Online. Langkah ini hanya dapat dilakukan setelah Anda mengoperasikan aplikasi Moka Pos. Untuk login ke Accurate, silahkan klik disini.

2. Sewaktu-waktu Anda memiliki kesempatan untuk menghentikan proses “Impor Moka Pos. ” Caranya adalah melalui menu Penjualan | Faktur Penjualan | Daftar Faktur Penjualan | Impor Data | Impor Moka Pos | Klik “Hentikan Integrasi Moka Pos. ” Pastikan pengguna yang melakukan penghentian integrasi adalah pengguna yang sama yang telah menambahkan akses untuk integrasi Moka POS.

3. Moka memiliki konsep Bisnis dan Outlet, di mana satu bisnis dapat memiliki beberapa Outlet. Sebelum melakukan impor, anda dapat menentukan outlet mana saja yang akan diimpor dan menghubungkan outlet di Moka dengan cabang dan gudang yang ada di Accurate, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

• Ke menu Penjualan | Faktur Penjualan | Daftar Faktur Penjualan | Mengimpor Data | Mengimpor Moka Pos | Masuk ke Moka Pos | Tekan “Pilihan Outlet”

• Centang outlet yang akan diimpor transaksinya dan jika tidak, silahkan un-centang. 

Masih di Outlet, Anda bisa melakukan pemetaan Cabang, Gudang, Biaya Layanan (Gratuity), Item Pembulatan, Centang pilihan Ya Impor PO jika ingin agar transaksi PO Moka masuk ke Accurate (dengan status PO dipenuhi dan Item Library), serta memilih Akun Pembayaran Tunai, Akun Pembayaran OVO, dan Akun Pembayaran Gopay. Jika tidak diisi, AOL secara otomatis akan menciptakan sesuai kebutuhan proses impor, seperti membuat cabang dan gudang dengan nama yang sama seperti outlet. Pemetaan dapat dilakukan melalui:

• Masih di Outlet, klik pada sisi kanan penganturan seperti yang terlihat di bawah ini.

• Isi formulir untuk setting Outlet pada informasi ini.

Catatan : Jika ada pengeditan di nama outlet Moka Pos maka tidak mengupdate di Accurate online, sehingga harus di edit manual dari Accurate Online baik nama cabang maupun gudang.

4. Fitur Impor Moka Pos adalah integrasi yang bersifat “satu arah” dari Moka Pos ke Accurate Online, dan data yang dapat diimpor meliputi barang, pelanggan, penjualan, dan pembelian.

• Barang di Moka Pos terdiri dari Item Library dan Ingredients

Perlakuannya : Item Library, jika dikelola stoknya, akan terklasifikasi sebagai item bertipe “Persediaan” (saldo awal yang dimasukkan ke dalam Moka Pos akan diimpor sebagai transaksi penyesuaian persediaan) dan jika tidak dikelola stoknya, akan berstatus sebagai item jenis “Non-Persediaan” di Accurate Online.

Namun, jika di Accurate Online, sebelum proses impor, barang dengan tipe “Persediaan dan Grup” yang memiliki kode barang sama dengan SKU yang terdaftar di Moka Pos, maka Accurate Online tidak akan menciptakan persediaan baru.

Contoh:

• • Item A tidak manage stock

Maka jenis barang “Non Persediaan“

• • Item B Manage Stok

Maka jenis barang menjadi “Persediaan“

• • Item Barang, apabila di Accurate Online telah dibuat kategori barang berupa “Grup atau Persediaan” serta kode barang dan Barcode/UPC diisi identik dengan kode barang (SKU) di Moka Pos pada saat integrasi awal Accurate Online tidak akan menciptakan barang dan jasa baru.
    Jika belum ada di Accurate Online, maka saat proses integrasi otomatis akan menghasilkan persediaan baru dengan kategori “Non Persediaan”. Catatan : Jika ada pengeditan di nama barang Moka Pos maka tidak mengupdate di Accurate online, sehingga harus di edit manual dari Accurate Online. 

• Pelanggan, Accurate Online secara otomatis menciptakan pelanggan baru jika nama pelanggan, email, dan nomor handphone tidak ada yang sama dengan yang ada di Moka Pos. Catatan : Apabila terdapat perubahan pada nama pelanggan di Moka Pos, maka hal itu tidak akan diperbarui di Accurate Online, sehingga perlu dilakukan pengeditan secara manual di Accurate Online.
•  Penjualan dan Receipt dari Moka Pos, masuk sebagai Faktur Penjualan dan Penerimaan Penjualan (menu Penjualan | Faktur Penjualan dan Penjualan | Penerimaan Penjualan).
• Purchase Order (PO) di Moka Pos, transaksi akan masuk ke Accurate Online menjadi Faktur Pembelian. Namun, untuk transaksi  Item Library dengan berstatus “Fulfilled” saja. (Setting outlet, centang “Ya” Impor PO).
• Untuk setiap penginputan data baru terkait barang, pelanggan, faktur penjualan, dan lainnya akan di sync ke AOL secara otomatis setiap jam “apabila proses integrasi pertama kali berhasil melakukan import data dengan lengkap (tanpa error sama sekali)”. Namun exact menitnya akan berbeda untuk setiap database yang ada, jadi tidak pasti menit ke 00 saja.

Catatan :

• • Apabila terdapat jenis barang, baik itu inventory maupun non-inventory, yang salah dalam penggolongannya dan perlu diperbaiki, silakan lakukan tiga langkah berikut:
    1. Ubah kode dan nama produk tersebut dari Accurate Online dari menu Persediaan | Barang dan Jasa serta hapus centang pada Checklist Non Aktif di tab lainnya.
    2. Buat produk baru dengan pengaturan yang tepat di AOL, memakai kode produk yang sama seperti yang ada di Moka.
    3. Hentikan Integrasi Moka Pos seperti yang dijelaskan pada Poin 2 di atas dan lakukan integrasi ulang.

Kesimpulan

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, mambantu Anda mengetahui bagaimana perlakuan integrasi Accurate Online ke Moka POS berjalan dengan baik dan membantu Anda kelola transaksi penjualan lebih efektif hingga menghasilkan laporan keuangan. Anda juga dapat mengikuti berberapa cara melakukan integrasi Accurate Online dengan Moka POS dengan klik disini.